Skladištenje i sigurnost

Dokumentacija koju skladištimo može biti u pisanoj, kucanoj ili štampanoj formi, mikrofilmu, računarskim medijima i svim ostalim formama

preko
100.000
skladištenih dokumenata

dnevno
1000
novih dokumenata

prostor od preko
4.000 m²
za skladištenje dokumenata

Fizičko skladištenje dokumenata

Pristup čuvanoj skladištenoj građi je zaštićen autorizovanim pristupima, zaštićenim prostorima i evidencijama unikatnim bar code-sistemima, kojima imaju pristup samo ovlašćena lica. Na svakom ulazu u skladište se nalazi autorizovani bar cod - čitač koji se detektuje karticom koja se provlači kroz isti a koju posjeduje samo lice koje ima autorizovani pristup skladištenoj građi – odnosno zapošljeno lice u firmi.

Navedenim bar code-sistemom je zaštićena bilo kakva zloupotreba ili provala u zaštićene skladišne prostorije. Instalirani terminali su povezani sa svim pristupima kako video nadzora tako fizičkih kontakata preko monitoring centra što omogućava stalno multifunkcionalno praćenje postupanja sa preuzetom skladištenom građom. U kancelarijskom prostoru nalazi se kompjuterska oprema i profesionalna oprema za kopiranje i skeniranje. Do sada je Knjaz opremljen numerisanim policama kapaciteta 300 000 registratora ili 100 000 tipskih kutija. Na 1m može se smjestiti 11 standardnih registratora ili 4 tipske kutije koje se koriste za rasutu dokumentaciju, skladištenje mapa, fascikli i sl.

Preuzimanje postojeće dokumentacije naručioca uključuje:

  • označavanje svih skladišnih jedinica za preuzimanje,
  • stvaranje popisa tehničkih jedinica koje su sada uskladištene kod naručioca, na temelju postojećih oznaka na tehničkim skladišnim jedinicama,
  • utovar cjelokupne građe u vozilo Knjaza,
  • transport na lokaciju Knjaz skladišta i organizovani smještaj na police u skladištu.

Radi adekvatnog praćenja, svakoj skladišnoj jedinici dodjeljuje se unikatni broj. Obilježavaju se naljepnicom koja sadrži neophodne elemente za identifikaciju. Tokom čuvanja dokumentacije vodi se skladišna knjiga. Izradili smo softversko rješenje skladišna knjiga i elektronsko praćenje dokumentacije. Skladišna knjiga sadrži više djelova i čini je: knjiga ulaza, knjiga trajnog skladišta, knjiga ročnosti i knjiga izlučene građe. Svaka knjiga ponaosob sadrži neophodne podatke, a odnose se na jedinstenu oznaku, lokaciju vlasnika, opis i rok čuvanja. Prihvataju se zahtjevi klijenata za uvođenjem dodatnih podataka. Knjige se vode na računaru i izdaju se na zahtjev klijenta u formi izvoda.

Digitalno skladištenje dokumentacije

Za skeniranje poslovne dokumentacije koristimo 2 protočna produkcijska skenera marke "Kodak", opremljene pripadajućim softverskim alatima. Riječ je o opremi za skeniranje velike količine dokumentacije dnevno, instalirane brzine do 50.000 listova po uređaju. Navedena oprema omogućava obradu realno do 20.000 listova po uređaju u smjeni.

Za puno iskorišćavanje skenerske opreme koristimo timove za skeniranje koji se sastoje od radnika za:

  • Pripremu dokumentacije – proces u kojem se poslovna dokumentacija oslobađa od svih metalnih spajalica i pretvara se u slobodne listove,
  • Skeniranje dokumentacije – prolaz pojedinačnih dokumenata kroz skener, prema unaprijed zadatim definicijama skenerske aplikacije za pojedinu dokumentaciju,
  • Odlaganje dokumentacije – vrši se nakon skeniranja u obliku dogovorenom s naručiocem.

Način i bezbjednost dostupa do digitalizovanih dokumenata:
Za skladištenje digitalizovanih dokumenata nudimo uslugu „Arhiviraj si“, uslugu web skladišta firme Mikrocop iz Slovenije. Korisnicima Naručioca pristup do skladištenih digitalnih dokumenata omogućen je sa personalnih kompjutera uz pomoć Internet Explorera. Na kompjuteru se instaliraju imenovani sertifikati kojima se pristupa sa korisničkim imenom i lozinkom. Na taj način je onemogućen pristup neovlaštenim osobama. Sva komunikacija između klijentske aplikacije “Arhiviraj si” i servera s diskovnim sistemom “Arhiviraj si” odvija se preko SSL (Secure Sockets Layer) protokola, što znači da je šifrirana i ne može se presresti.

Bezbjednost pri digitalnom skladištenju:
Sve informacione usluge Mikrocopa provode se na snažnoj infrastrukturi, koja je smještena u Mikrocop sigurnoj sistem sali Lampertz. Lampertz sistem sala predstavlja na području sistemske sigurnosti najviši standard fizičke i tehničke zaštite informacionih i komunikacionih sistema, što potvrđuju certifikatom ECB – S. Sigurna sistem sala Lampertz nudi najviši nivo zaštite od požara, izliva vode, prašine, korozivnih plinova i tečnosti, eksplozije, rušenja, elektromagnetnih udara, neovlaštenog dostupa, provala i vandalizama te drugih uticaja iz okoline. Omogućuje optimalnu zaštitu kompjuterskih centara, pri čemu te zaštite nije potrebno osiguravati posebnim građevinskim konstrukcijama. Usprkos tome, Mikrocop Lampertz sistem sala smještena je u armirano betonskom bunkeru Mikrocop zgrade u Ljubljani.

Bezbjednost na najvišem nivou

BEZBJEDNOST I ZAŠTITA SKLADIŠTA su u skladu sa: opštim aktom o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta u firmi, organizovanom unutrašnjom službom za bezbjednost i zaštitu na vršenju poslova fizičko-tehničkog obezbjeđenja i obezbjeđenja transporta skladištene građe angažovanost najeminentnijih stručnih lica na zakonitom regulisanju bezbjednosti i zaštite firme. Donešen standard firme „Knjaz“ koji omogućava objektivnu procjenu kvalitetnog bavljenja poslova tehničke zaštite. Opremljenost objekta u kojem se čuva i skladišti skladištena građa sa savremenim sistemima tehničke zaštite u skladu sa zakonskom regulativom, standardom Firme „Knjaz“, međunarodno prihvaćenim standardima EU, kao i pravilima tehničke struke.

Postojanost internih akata firme koja regulišu zakonito obavljanje djelatnosti zaštite, kojim su obuhvaćeni svi radni procesi iz domena bezbjednosti i zaštite (opšti i pojedinačni interni akti, statut, upustvo smjernice, plan zaštite u skladu sa zakonom, projekat tehničke zaštite, revizija projekta tehničke zaštite, plan zaštite i spašavanja, pravilnici, procedure, upustva, naredbe i rješenja, normativi odluke i dr.). Uspostavljena maksimalna zaštita - kategorizacija nivoa 5, koji podrazumijeva da sadrži kompleksan alarmni sistem sa nadzorom sa jednog mjesta, kao i dežurne saradnike za fizičko obezbjeđenje u smjenama cjelodnevnog dežurstva na objektima firme, naoružane u skladu sa zakonskom regulativom i ovlašćene da neutrališu ili suzbiju svaku prijetnju štićenom objektu do dolaska spoljne pomoći koje poziva pripadnik obezbjeđenja, dok ih pokušava sprječiti u izvršenju.

Donešen plan zaštite i spašavanja u skladu sa zakonskom regulativom, kojim su definisane mjere protivpožarne zaštite. Obezbjeđeni svi zakonski preduslovi za bezbjedan boravak i rad zaposlenih lica u objektu firme. Adekvatno obučeni i stručno osposobljeni pripadnici fizičko-tehničkog obezbjeđenja za rad kao i uspostavljena saradnja sa nadležnim službama bezbjednosti (MUP, Uprava policije, služba zaštite i dr.).

Knjaz doo je osnovao sopstvenu firmu za bezbjednost i zaštitu „KNJAZ SECURITY“ čija se funkcija zasniva na zaštiti lica imovine klijenata i objekta Knjaz doo, implicirajući neophodnost uspostavljanja i održavanja odgovarajućeg visokog nivoa bezbjednosti i zaštite.

ISO 27001

arhiv slika

ISO 27001:2013 je međunarodni standard koji svojim zahtevima definiše Sistem menadžmenta bezbjednosti informacija, čiji je primarni cilj informaciono-fizičko-tehnička zaštita preduzeća. Sistem menadžmenta bezbjednosti informacija ISO 27001 je primjenljiv na bankarske i finansijske institucije, IT sektore, ekonomske sektore, sve javne ili privatne organizacije.

Bezbjednost informacija je ključna komponenta upravljanja IT (Informacione Tehnologije). Poput informacione tehnologije, same informacije postaju sve više strateški pokretači organizacione aktivnosti, tako da efektivan menadžment IT-a i informacija postaje kritična strateška tačka mnogih kompanija. Ovaj standard će omogućiti preduzećima da osiguraju njihove strategije bezbjednosti IT koordinisane, koherentne, jasne, da smanjuju troškove i ispunjavaju njihove specifične organizacione i poslovne potrebe.

ISO 9001

arhiv slika

ISO 9001:2008 je međunarodni standard koji sadrži zahtjeve za sistem upravljanja kvalitetom u poslovnoj organizaciji koje organizacija mora ispuniti da bi uskladila svoje poslovanje sa međunarodno priznatim normama. Sistem kvaliteta je upravljački sistem kojim se dovodi do ostvarenja postavljenih ciljeva u pogledu kvaliteta poslovanja i pružanja usluga. Ovaj sistem čine organizaciona struktura, odgovornost subjekata u organizaciji, procesi i resursi potrebni za upravljanje sistemom.

Sistem upravljanja kvalitetom prema ISO 9001:2008 standardu, zasniva se na osam principa upravljanja. Ovi principi se mogu koristiti od strane menadžmenta, kao okvir za usmjeravanje organizacije u pravcu poboljšanja performansi. Principi su izvedeni iz kolektivnog iskustva i znanja stručnjaka širom svijeta koji učestvuju u radu Tehničkog komiteta ISO/TC 176 (Upravljanje kvalitetom i obezbjeđenje kvaliteta), koji je odgovoran za razvijanje i održavanje ISO 9000 standarda.